چگونه می‌توان سرعت اجرای کارهای اداری و تجاری را در یک سازمان افزایش داد؟ پاسخ بسیاری از شرکت‌های موفق دنیا در ابزارهایی به نام نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) نهفته است. BPMS مخفف Business Process Management System است و در واقع نرم‌افزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند فرایندهای خود را به‌صورت ساختاریافته طراحی، اجرا، پایش و بهبود دهند. به بیان دیگر، BPMS فرایندهای کاری پیچیده را مدل‌سازی می‌کند، گردش کار خودکاری را ایجاد می‌کند و در پایان با تحلیل داده‌های به‌دست‌آمده، امکان بهبود مستمر را فراهم می‌کند. استفاده از چنین سامانه‌ای می‌تواند باعث شود تا دیگر نیازی به مراحل طولانی و دستی تاییدها و فرم‌های کاغذی نباشد. برای مثال، برخی راهکارهای ایرانی این حوزه به‌عنوان راه‌حل‌های بومی عرضه شده‌اند؛ نرم افزار BPMS رایورز از جمله نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند بومی است که با هدف تامین نیازهای شرکت‌های ایرانی توسعه یافته است. این نرم‌افزار، مانند بسیاری از ابزارهای BPMS مدرن، امکان طراحی گرافیکی فرایندها، اجرای خودکار وظایف و پایش عملکرد آن‌ها را فراهم می‌کند تا سازمان‌ها بتوانند به‌سرعت داده‌های مرتبط را جمع‌آوری کرده و برای تصمیم‌گیری هوشمندانه استفاده کنند. در عمل، BPMS این امکان را ایجاد می‌کند که به‌جای انجام دستی کارهای تکراری، سیستم به طور خودکار وظایف را میان افراد و واحدهای مختلف سازمان تقسیم کند و مدیران را از وضعیت پیشرفت هر فرایند آگاه سازد.
پس از تهیه و راه‌اندازی نرم افزار BPMS رایورز در سازمان، مراحل اصلی کار شامل تعریف فرایندها، خودکارسازی اجرای آن‌ها و تحلیل نتایج است. در گام نخست، فرایندها توسط مسئولان سازمان طراحی و تا حد امکان آزمایش می‌شوند. سپس در گام دوم، BPMS این فرایندها را به صورت خودکار اجرا می‌کند، به‌نحوی که وظایف افراد به ترتیب مناسب به آنان ارجاع داده شده و امور تکراری حذف شود. در گام سوم، سیستم گزارش‌های مفصلی از عملکرد فرایندها فراهم می‌آورد تا نقاط ضعف شناسایی و در مراحل بعدی اصلاح شوند.
| مرحله | توضیحات |
|---|---|
| تعریف | در این مرحله فرایندهای سازمانی به‌صورت گرافیکی طراحی می‌شوند. مراحل مختلف، نقش افراد و فرم‌های مورد نیاز مشخص شده و قبل از اجرا، مشکلات احتمالی بررسی می‌شوند. |
| اتوماسیون | پس از طراحی، BPMS فرایندها را خودکارسازی می‌کند. به این ترتیب وظایف تکراری (مثل ارجاع، تایید یا تکمیل فرم‌ها) حذف شده و به صورت برنامه‌ریزی‌شده در سیستم اجرا می‌شود. |
| تحلیل | BPMS ابزارهای گزارش‌گیری و تحلیل فراهم می‌کند. با جمع‌آوری داده‌ها و محاسبه شاخص‌های کلیدی، گلوگاه‌ها مشخص می‌شوند و مدیران می‌توانند مشکلات احتمالی را شناسایی و رفع کنند. |
برای استفاده از BPMS در سازمان، معمولاً مدیران فناوری اطلاعات ابتدا دانلود نرم افزار BPMS رایورز را از وب‌سایت ارائه‌دهنده انجام می‌دهند. پس از نصب و پیکربندی سامانه بر روی سرورها (یا زیرساخت ابری)، کارکنان با مراجعه به بخش ورود به سیستم BPMS و وارد کردن نام‌کاربری و رمز عبور خود، وارد پنل کاربری سیستم می‌شوند. پس از ورود موفق، هر کاربر بسته به نقش خود فهرست وظایف و مراحل اختصاص‌یافته به خود را در پنل مشاهده و اجرا می‌کند. به این ترتیب، BPMS یک گذرگاه مرکزی برای هماهنگی میان واحدهای مختلف فراهم می‌آورد و همزمان گزارش لحظه‌ای از وضعیت هر فرآیند ارائه می‌کند.
مزایا و کاربردهای BPMS در کسب‌وکار
پیاده‌سازی موفق یک راهکار BPMS در یک سازمان می‌تواند نتایج چشمگیری ایجاد کند. با خودکارسازی امور تکراری و حذف فعالیت‌های دستی، BPMS بهره‌وری عملیاتی را به‌شدت افزایش می‌دهد؛ چرا که منابع صرف انجام کارهای موازی و غیرضروری صرفه‌جویی شده و خطاهای انسانی کاهش می‌یابد. علاوه بر این، این سامانه‌ها امکان پایش و تحلیل لحظه‌ای فرآیندها را فراهم می‌کنند؛ درنتیجه می‌توانند گلوگاه‌ها و نقاط ضعف را شناسایی و به سرعت اصلاح کنند. به طور مشخص، گزارش‌های تفصیلی ارائه‌شده توسط نرم افزار BPMS رایورز به مدیران دید دقیق‌تری برای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده می‌دهد. این موارد در کنار یکدیگر باعث می‌شود سازمان‌ها انعطاف‌پذیرتر و چابک‌تر باشند و در مقابل تغییرات بازار و نیازهای مشتریان با سرعت و اطمینان بیشتری واکنش نشان دهند. برای مثال، طبق گزارش‌های منتشرشده، به‌کارگیری نرم افزار BPMS رایورز در یک سازمان ایرانی موجب شد تا زمان تکمیل چند فرایند اصلی کسب‌وکار به‌طور چشمگیری کاهش یابد و به تبع آن رضایت مشتری و کارکنان افزایش یابد. به بیان دیگر، BPMS با تسهیل ارتباط میان واحدها و فراهم‌کردن جریان کاری هوشمند، فرایندها را شفاف‌تر و کارآمدتر می‌کند.
به‌طور خلاصه می‌توان گفت نرم افزار BPMS رایورز موارد زیر را در یک کسب‌وکار بهبود می‌بخشد: خودکارسازی و تسریع گردش کارها، مستندسازی دقیق فرآیندها، ارائه گزارش‌های تحلیلی برای بهبود مستمر، و ایجاد هماهنگی میان تیم‌های مختلف. این مزایا منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش سرعت ارائه خدمات به مشتریان می‌شود، ضمن آنکه با خودکارسازی موارد تکراری، امکان تغییر کاربرها به سمت وظایف استراتژیک‌تر فراهم می‌آید.
بهترین نرم‌افزارهای BPMS ایرانی در سال ۱۴۰۴
در سال ۱۴۰۴، شرکت‌های فعال در حوزه مدیریت فرآیند کسب‌وکار محصولات متعددی را معرفی کرده‌اند، به طوری که انتخاب بهترین نرم‌افزار BPMS ایرانی تا حدودی به نیازها و اولویت‌های هر سازمان بستگی دارد. مهم‌ترین نکته این است که نرم‌افزار انتخابی متناسب با ساختار داخلی و فرآیندهای سازمان شما باشد. به‌ویژه در ایران، نرم‌افزارهای BPMS فارسی که با نیازهای بازار داخلی هم‌راستا طراحی شده باشند، مزایای بسیاری دارند. چنین سامانه‌هایی علاوه بر پشتیبانی کامل از زبان فارسی و تقویم شمسی، با قوانین و مقررات بومی کشور نیز سازگاری دارند و امکان تغییرات سفارشی براساس فرآیندهای خاص هر صنعت را فراهم می‌کنند. در بین محصولات ایرانی شناخته‌شده این حوزه می‌توان به نرم افزار BPMS رایورز ، و سایر راهکارهای بومی اشاره کرد. کارشناسان بر این باورند که بهترین نرم‌افزار BPMS ایرانی باید علاوه بر امکانات فنی، تیم پشتیبانی تخصصی در داخل کشور داشته باشد و بتواند نیازهای خاص یک سازمان ایرانی را برآورده کند.. در نهایت، مقایسه دموی ویژگی‌ها و مشورت با شرکت‌های هم‌تراز در انتخاب بهترین راهکار BPMS بسیار کمک‌کننده خواهد بود.
قیمت نرم‌افزار BPMS
برخلاف بسیاری از نرم‌افزارهای بسته‌ای، هزینه BPMS به شکل دقیق از پیش تعیین‌شده نیست و عمدتاً بر اساس نیازهای سازمان مشخص می‌شود. عواملی مانند تعداد کل کاربران، تعداد کاربران همزمان، تعداد فرآیندها و فرم‌های تعریف‌شده، تعداد درخواست‌های همزمان در گردش کار و پیچیدگی زیرساخت شبکه (تک سرور یا چند سرور) به طور مستقیم بر قیمت اثر می‌گذارند. به‌علاوه، مواردی چون نیاز به یکپارچگی پیشرفته با سیستم‌های دیگر، الزامات امنیتی خاص (مثلاً تایید از طریق سامانه‌های احراز هویت دولتی) و حجم اطلاعات جابجا شده نیز در برآورد قیمت نقش دارند.. برای پاسخگویی به تنوع نیاز سازمان‌ها، اغلب شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم افزار BPMS رایورز بسته‌های مختلفی ارائه می‌دهند؛ به‌طور معمول گزینه‌هایی نظیر لایسنس سالیانه (اشتراک استفاده در مدت معین) و لایسنس مادام‌العمر (بدون محدودیت زمانی کاربر) ارائه می‌شود.. از این رو، در زمان برآورد قیمت نرم افزار BPMS رایورز ، باید مشخص کرد که چه ماژول‌ها و امکاناتی موردنیاز است و این موارد چه تاثیری بر هزینه نهایی دارند. به طور کلی، هرچند سرمایه‌گذاری اولیه در نرم افزار BPMS رایورز ممکن است به‌نظر بالا باشد، لیکن با توجه به صرفه‌جویی در هزینه‌های عملیاتی و افزایش سرعت گردش کارها، نرخ بازگشت سرمایه‌ی بالایی نصیب سازمان می‌شود. بررسی دقیق نرخ پاسخگویی هر نسخه و مقایسه پکیج‌های مختلف، به انتخاب هوشمندانه‌تر کمک می‌کند.
سوالات متداول
BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟
نرم‌افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار، ابزاری است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد گردش کارهای خود را به شکل مشخصی طراحی و مدل‌سازی کنند. سپس سیستم به‌صورت خودکار وظایف را میان افراد تقسیم کرده و کارها را پیگیری می‌کند. در واقع BPMS امکان اتوماسیون و بهینه‌سازی تمام مراحل یک فرآیند کسب‌وکار را فراهم می‌کند. به کمک BPMS می‌توان فرایندهای پیچیده را ساده کرده و خطاهای ناشی از کارهای دستی را کاهش داد.
آیا برای استفاده از BPMS نیاز به آموزش خاصی است؟
بله، در اغلب موارد نیاز است که تیم فناوری اطلاعات و کاربران کلیدی سازمان با نحوه کار سیستم آشنا شوند. بسیاری از شرکت‌های ارائه‌دهنده BPMS دوره‌های آموزشی تخصصی و مستندات فنی ارائه می‌کنند تا کاربران بتوانند از تمام امکانات سیستم بهره ببرند. به همین دلیل توصیه می‌شود پس از نصب اولیه، آموزش نرم‌افزار BPMS را برای پرسنل مربوطه انجام دهید تا پیاده‌سازی BPMS در سازمان شما اثربخش‌تر باشد.